Penjawat awam negeri haruslah menggunakan e-mel secara bertanggungjawab berlandaskan peraturan-peraturan Perkhidmatan Awam dan Dasar Keselamatan ICT (DKICT). Panduan dan etika penggunaan e-mel yang harus diamalkan adalah seperti berikut:
Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-mel rasmi dan alamat e-mel penerima yang betul;
Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat e-mel persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan sebagainya;
Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan dalaman kerajaan atau dengan pelanggan luar;
Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan emel serta menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh penerima;
Pengguna perlu mengenalpasti dan mengesahkan identiti pihak yang berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi maklumat melalui e-mel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan daripada sebarang bentuk penyalahgunaan.
Katalaluan adalah rahsia dan tidak boleh didedahkan kepada orang lain. Ia perlu ditukar setiap 6 bulan.Ciri-ciri terdiri daripada 8 aksara atau lebih dengan kombinasi alphanumeric dan simbol.
Perkara Yang Dilarang Dalam Penggunaan E-mel
Menggunakan e-mel untuk menghantar bahan-bahan yang salah di sisi undang-undang seperti bahan lucah, perjudian, jenayah, cetak rompak atau apa-apa maklumat yang menjejaskan reputasi Kerajaan Negeri Kedah.
Menggunakan e-mel rasmi untuk tujuan peribadi, komersial atau politik.
Menghantar e-mel sampah (junk mail) dan e-mel spam serta menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, dan trojan horse yang boleh merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain.
Menyimpan dan memuat turun bahan yang mempunyai hakcipta, termasuk yang dimuat turun dari Internet ke dalam sistem e-mel Kerajaan Negeri atau menyebarkan kepada pihak lain tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada pemilik hak cipta yang berkenaan.
Menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi akses akaun kepada orang lain untuk menjawab e-mel bagi pihaknya dan menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah.